Päätösrajapinnan käyttöönotto, toiminnot ja käyttötarkoitus

Kuntien päätökset ovat pääosin julkisia. Toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Nykyisin kuntien päätökset julkaistaan useimmiten kunnan internet-sivuilla, jossa asiakirjojen rakenne ja esillepano vaihtelevat paljon julkaisujärjestelmästä ja kunnasta riippuen. Tiedot eivät myöskään ole rakenteisessa ja koneluettavassa muodossa, mikä hankaloittaa niiden jatkokäyttöä. Järjestelmien tarjoamat hakutoiminnot ovat lisäksi yleensä melko rajoittuneet, jolloin kuntalaista koskevien tai häntä muuten kiinnostavien päätösten löytäminen voi olla työlästä.

Päätösten julkaiseminen avoimena datana ja avoimen ohjelmointirajapinnan (API) kautta helpottaa suuresti tietojen käsittelyä ja hyödyntämistä. Kun kolmannet osapuolet voivat hakea tiedot suoraan rajapinnasta, he voivat kehittää sovelluksia itsenäisesti. Myös tietopyyntöjen määrä vähenee.

Päätösrajapinta

Nykyiseen päätöstietojärjestelmään ei tarvitse tehdä välttämättä muutoksia, jos julkiset päätöstiedot halutaan saada avoimeen päätösrajapintaan. Riittää, että tarpeelliset tiedot saadaan irrotettua nykyisestä järjestelmästä rakenteisessa ja koneluettavassa muodossa.

6Aika-päätösrajapintamäärittelyssä kuvataan, miten kunnan tekemät päätökset julkaistaan avoimen rajapinnan kautta. Määrittelyn mukaan on tehty avoimen lähdekoodin rajapintatoteutus, jota voi käyttää päätösdatan avaamiseen.

Tällä hetkellä päätösrajapinta on testikäytössä 6Aika-kaupungeissa. Testivaiheessa päätöstiedot tuodaan rajapintaan irrottamalla ne asianhallintajärjestelmästä esimerkiksi XML-tiedostojen tai web service -rajapinnan kautta. Tietoja voidaan myös ”skreipata” (harvestoida) kunnan internet-sivuilta siirtotiedostoihin, jotka tuodaan päätösrajapinnan tietokantaan.

Lue lisää päätösdatan tuonnista 6Aika-päätösrajapintaan.

Ensi askeleet

Selvitä kuntasi käyttämän asianhallintajärjestelmän tiedot. Päätöksenteon tietojärjestelmät -luettelon (2016) mukaan yleisimmät järjestelmät ovat Innofactoryn Dynasty, Triplanin Tweb ja Fujitsun CaseM – yli 200 kuntaa Suomen reilusta 300 kunnasta käyttää jotain näistä.

Jos kuntasi käyttää jotain yllä nimettyä asianhallintajärjestelmää, niin kannattaa selvittää ensin onko jo tehty työkalu, joka osaa hakea päätöstiedot järjestelmästä ja muuntaa ne päätösrajapinnan ymmärtämään muotoon. Jos tietojen haku  ei onnistu suoraan järjestelmästä, tiedot voidaan useissa tapauksissa hakea riittävällä tarkkuudella kunnan internet-sivuilta HTML- tai PDF-muodossa ja tallentaa tarvittavien muunnoksen jälkeen päätösrajapintaan.

Dynastyn, Triplanin ja Fujitsun järjestelmistä julkaistujen tietojen ns. skreippaamiseen on tehty 6Aika-hankkeessa avoimen lähdekoodin työkaluja. Niitä kuvataan tarkemmin alla.

Tietojen irrotus asianhallintajärjestelmästä

Kuntien päätöksenteko määritellään kuntalaissa, ja päätöksentekoprosessiin liittyvä data onkin siihen liittyvistä järjestelmistä riippumatta samankaltaista. Tärkeimmät tietotyypit ovat

  • organisaatio eli toimielin
  • toimielimen pitämät kokoukset
  • kokouksissa asioihin kohdistetut toimenpiteet
  • asiat, jotka sitovat toimenpiteet yhteen
  • toimenpiteiden liitetiedostot

Tarkemmin tietotyypit on kuvattu dokumentissa Päätösdatan tuonti päätösrajapintaan.

Valmiit irrotustyökalut

6Aika-hankkeessa on teetetty tai teetetään seuraaviin järjestelmiin irrotustyökalut:

TWeb

Skreipperi Ouluun ja Vantaalle. Twebin WebService-rajapintaa käyttävä sovellus on kokeilussa.

CaseM

OData-rajapintaa käyttävä työkalu on tehty Tampereelle.

Dynasty 360°

Skreipperi tehty Espoolle. Irrotus suoraan järjestelmästä on tekeillä ja on valmis alkusyksystä 2017.

Lähdekoodit

Skreippereiden lähdekoodit löytyvät Githubista:
https://github.com/6aika/Paatos-Scraper